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  管理制度
檔案工作管理制度

    為了加強我校的檔案管理,有效地保護和利用檔案,為學校管理、教學、科研和各項工作服務,根據《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國電子文件歸檔與管理規范》、《高等學校檔案工作規范》、《廣西壯族自治區檔案管理條例》、《廣西壯族自治區電子檔案管理辦法》等法規精神,制訂本規定。

第一章 

 

   第一條  本規定所稱的檔案是指我校過去和現在從事教學、科研、黨政管理以及其他各項活動直接形成的對學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像以及在數字設備及環境中產生的電子文件數據、載體等不同形式的歷史記錄。

   第二條  學校把檔案工作納入整體發展規劃,加強對檔案工作的領導和管理。

   第三條  學校在校長統一領導下做好檔案工作,學校設立 綜合檔案室,負責全校檔案的管理工作。

 

                         第二章  管理機構和檔案工作人員

 

   第四條  綜合檔案室是我校檔案工作的職能管理部門。必須認真執行《普通高等學校檔案管理辦法》、《高等學校檔案工作規范》提出的各項基本任務,做好檔案的管理、保護、提供利用和業務指導工作。

   第五條  建立一支以綜合檔案室為主體的相對穩定的檔案工作隊伍。

  (一)綜合檔案室配備有一定政治素質和高學歷專業知識的檔案管理干部。

  (二)各單位必須有一名領導分管本單位的檔案工作,并明確1-2名兼職檔案員負責本單位文件材料的收集整理歸檔工作。

  (三)各單位檔案工作分管領導或兼職檔案員有變動,必須及時補上并報學校綜合檔案室備案。

 

第三章  文件材料的收集、整理歸檔和移交工作

 

   第六條  實行檔案集中統一管理的原則,集中統一管理我校的檔案。凡按規定須集中統一管理的檔案,必須在規定的時間內向綜合檔案室移交,任何單位或個人不得以任何借口截留或據為己有。

   第七條  綜合檔案室管理的檔案有如下十大類:

   一、黨群類

   二、行政類

   三、教學工作類

   四、科學研究類

   五、產品生產與科技開發類

   六、基本建設類

   七、儀器設備類

   八、出版類

   九、外事類

   十、財會類

   十一、聲像類

   第八條  完善文件材料的歸檔制度,把國家教育部提出的“四同步”“三納入”的管理原則作為我校檔案管理工作的總目標。

   第九條  學校各項工作與檔案工作實行“四同步”管理,即學校(包括校內各單位)在布置、檢查、總結、驗收各項工作時,同時布置、檢查、總結、驗收檔案工作。

   第十條  把檔案工作納入我校各級領導的議事日程,納入教學、科研和各項有關工作,納入教師、專業人員和行政干部的職責范圍。

   學校每年不定期地召開檔案工作專題會議,研究解決檔案工作的重大問題;各單位也要召開相應的會議,研究本單位文件材料的歸檔工作。

   第十一條  把歸檔文件材料是否齊全完整、作為今后我校有關人員年終工作考核的重要內容之一,亦作為各單位年度參加學校各項評比的重要條件之一。

   第十二條  檔案部門及有關人員要把好鑒定驗收關,上報成果關,升晉級關等檔案材料的齊全、真偽。

   (一)學校在科研成果上報時,必須有科研檔案管理人員簽署歸檔文件齊全完整的意見,校長辦公室才能蓋章上報。

   (二)基建工程驗收時,基建部門必須向施工單位索取該項目工程所有完整的文件材料后才能鑒定驗收。

   (三)有貴重儀器設備的單位,必須建立有可行性論證、購置、驗收、安裝、調試、運行、使用、維修等周期性記錄和原始資料的檔案。檔案目錄必須及時移交綜合檔案室歸檔。案卷可暫時留在(借回)本單位使用。

   第十三條  統一使用GD2000檔案管理系統、電子檔案管理系統軟件。實行檔案材料目錄計算機錄入、電子文件邏輯歸檔(通過電子文件傳輸系統網上交接)、物理歸檔(通過存儲載體傳遞)的紙質、數據歸檔制度,在規定的時間內按時辦理檔案移交手續。

   第十四條  學校各單位的檔案分管領導,要重視組織本單位的檔案歸檔工作,認真學習宣傳貫徹國家檔案法律法規,使本單位的每位職工和學生都了解檔案法規的意義、作用和各項規定,明確自己對檔案所具有的義務和權利,自覺依法辦事,支持檔案工作,積極交納檔案。

   第十五條  學校各單位的兼職檔案人員必須認真收集、整理本單位歸檔的文件材料,發生難于解決的業務問題,應及時與綜合檔案室聯系。

 

第四章  檔案的管理和使用

 

   第十六條  要建立科學的檔案管理制度。綜合檔案室要按照《高等學校檔案工作規范》的要求,制定工作制度,認真做好檔案的管理工作。配置必要的設施,充分利用現有的系統設備,完善服務方式,采用先進技術,確保檔案的安全。

   第十七條  綜合檔案室要制作、完善檔案檢索目錄,做好目錄載體的保存工作。針對目前紙質檔案和電子檔案并存階段,要做好紙質檔案目錄的計算機錄入、紙質目錄、載體(光盤)目錄的制作工作,對電子檔案形成的機讀目錄,經按歸檔要求處理后,采用規定的標準載體(光盤)保存,按國家標準不準使用軟磁盤作為需要長期保存的目錄載體。

   第十八條  綜合檔案室保存的檔案,主要供本校利用。凡屬本校工作需要,利用者可直接到 綜合檔案室查閱。

   需要查閱我校檔案的外單位或個人,須持有介紹信或合法身份證,經綜合檔案室主任或校長辦公室主管領導同意后方可查閱;外國機關或個人、港澳和臺灣同胞、海外僑胞要求利用本校檔案,須經有關主管部門介紹或按國家有關規定處理。

   第十九條  利用者查閱的檔案涉及重大問題、黨和國家秘密、技術秘密、專利或本校不宜公開的重大決策、有關會議記錄等,須經校領導或校長辦公室領導批準。

   第二十條  外單位或個人利用我校檔案的,按廣西壯族自治區物價局的有關規定(桂價費[2005]1號)交納查檔費;利用者要求復制檔案的,由 綜合檔案室按有關規定負責處理。

 

第五章   檔案經費、庫房和設備

 

   第二十一條  檔案工作所需經費單獨立項,每年用于維持檔案正常工作的業務經費在二萬元以上。

   第二十二條  多渠道籌集資金,擴充、修繕檔案庫房用房,增添設備、改善保管條件。

 

第六章   考核與獎懲

 

   第二十三條  學校每年對歸檔工作進行一次檢查、總結、評比。對優秀的工作人員給予表彰和獎勵,對違反《檔案法》者,按照《檔案法實施辦法》規定的程序和處理辦法予以處罰。

   第二十四條  表彰和獎勵的條件:

  (一)收集、整理檔案成績顯著,文件材料齊全完整,按時歸檔,符合歸檔整理質量標準;

  (二)個人積極捐贈檔案、歷史文獻、文物,有價值的證書、家譜等;

  (三)保護檔案。揭發違法行為,與違法行為斗爭有功者;

  (四)有突出服務成果、研究成果以及對我校檔案事業發展有突出貢獻者。凡符合以上條件之一者,學校將給予表彰和獎勵。

   第二十五條  有下列行為之一的,根據情節輕重,給予行政處分;造成損失的,責令賠償;構成犯罪的,依法追究刑事責任。

  (一)損毀、丟失或者擅自銷毀學校檔案的;

  (二)擅自提供、抄錄、公布學校檔案的;

  (三)涂改、偽造檔案的;

  (四)出賣學校檔案的;

  (五)攜運禁止出境的檔案及其復制件出境的;

  (六)檔案工作人員玩忽職守造成檔案損失的;

  (七)截留檔案或把檔案據為己有的。

 

第七章   附則

 

   第二十六條  學校過去制定的檔案管理文件與本規定不符的,以本規定為準。

廣西民族大學檔案館  地址:中國廣西南寧市大學東路188號
郵編:530006
ICP備案號:桂ICP備05000943號 南警備 4501200086 號 前置審核編號:桂JS200601-04

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